Hãy tưởng tượng bạn đã dành rất nhiều thời gian và công sức để viết một bản CV với hi vọng sẽ được nhà tuyển dụng chú ý nhưng lại không thể đến được với nhà tuyển dụng vì phải đi qua một hệ thống sàng lọc ban đầu thì có phải rất đáng tiếc không? Tìm hiểu cách Applicant Tracking System (ATS) thật sự hoạt động, bóc tách những hiểu lầm thường gặp về hệ thống này và nắm được cách viết một bản CV vượt qua vòng sàng lọc nhưng cũng ấn tượng với nhà tuyển dụng.

ATS là gì?

Applicant Tracking System, thường gọi là ATS là hệ thống quản lý hồ sơ ứng viên, nó được xem như một trợ lý kỹ thuật số của nhà tuyển dụng giúp cho mọi thứ được tổ chức gọn gàng – từ đăng tin tuyển dụng cho đến onboarding nhân sự mới. Đây cũng là nơi lưu trữ CV, thư ứng tuyển, lịch sử ứng tuyển của ứng viên được dùng để truy xuất khi tìm kiếm.

Nếu nhìn từ phía ứng viên, ATS là nơi hồ sơ của bạn đi vào sau khi bạn bấm nút ứng tuyển trên website công ty, LinkedIn, hoặc một số nền tảng tuyển dụng. Nhưng nếu nhìn từ phía doanh nghiệp, ATS là một công cụ giúp đội tuyển dụng quản lý toàn bộ quy trình tuyển người: nhận hồ sơ, lưu thông tin ứng viên, phân loại theo vị trí, ghi chú sau phỏng vấn, trao đổi với hiring manager và theo dõi trạng thái của từng ứng viên. Có những vị trí tuyển dụng, nhà tuyển dụng nhận được từ vài chục đến vài trăm CV, ATS không được tạo ra chủ yếu để loại ứng viên. Nó được tạo ra để quản lý số lượng lớn ứng viên.

ATS thực sự hoạt động như thế nào?

Bước đầu tiên khi bạn điền mẫu ứng tuyển, bạn sẽ được yêu cầu đính kèm hồ sơ ứng tuyển (CV, Cover Letter…), tài liệu này sẽ được lưu trược tiếp vào ATS.

Trong một vài trường hợp, bạn có thể phải trả lời câu hỏi sàng lọc ban đầu, hay còn gọi là knockout questions. Những câu hỏi này được thiết kế riêng để nhanh chóng xác định các ứng viên đáp ứng những yêu cầu bắt buộc. Trả lời trung thực và chính xác các câu hỏi này sẽ giúp bạn tự đánh giá được mức độ phù hợp của mình với vị trí ứng tuyển.

Bước tiếp theo được gọi là resume parsing, tức là phân tích và chuyển nội dung CV thành dữ liệu có thể tìm kiếm được.

Hệ thống sẽ tiến hành quét CV của bạn để trích xuất tất cả các thông tin theo các trường dữ liệu yêu cầu như: họ tên, số điện thoại, email, lịch sử làm việc, học vấn, kỹ năng. Vấn đề là CV của con người không phải lúc nào cũng được viết theo cách phần mềm dễ hiểu. Một số CV dùng quá nhiều cột, biểu tượng, hình ảnh, bảng phức tạp hoặc thiết kế sáng tạo có thể khiến hệ thống đọc sai thứ tự thông tin, bỏ sót nội dung hoặc không nhận ra phần nào là kinh nghiệm, phần nào là kỹ năng.

Vì vậy, việc sử dụng định dạng CV rõ ràng, tiêu chuẩn rất quan trọng. Nếu ATS không thể trích xuất được thông tin của bạn, nó sẽ bỏ trống. Và khi recuiter thực hiện truy xuất dữ liệu, CV của bạn sẽ không xuất hiện trong danh sách kết quả hiện thị.

Tham khảo các biểu mẫu CV phù hợp với ATS tại đây.

Những hiểu lầm phổ biến về ATS

ATS tự động loại phần lớn CV trước khi con người nhìn thấy

Công việc chính của ATS là lưu trữ hồ sơ ứng viên và giữ chúng trong phễu tuyển dụng để nhà tuyển dụng có thể xem xét khi có lệnh truy xuất.

Nhồi nhét từ khóa vào CV có thể giúp vượt qua ATS

Với sự tiến bộ của kỹ thuật hiện nay, việc sử dụng từ khóa lặp quá mức hoặc sử dụng các mẹo như font trắng có thể bị phát hiện là không tự nhiên hoặc đánh dấu spam. Với một số hệ thống hiện đại và có sự kết hợp của AI, việc sử dụng từ khóa không đúng mục đích sẽ dẫn đến điều hướng sai và giảm hiệu quả ứng tuyển.

Điểm ATS là căn cứ lựa chọn CV của nhà tuyển dụng

Điểm ATS là công cụ để sắp xếp thứ tự ưu tiên hiển thị, còn việc lựa chọn đi tiếp với ứng viên nào phần lớn nằm ở quyết định của nhà tuyển dụng.

Đừng quên người đọc cuối cùng là con người

Một CV có thể được ATS đọc tốt nhưng vẫn không thuyết phục nếu nội dung quá chung chung. Ngược lại, một CV rất thuyết phục về mặt nội dung nhưng định dạng quá phức tạp có thể bị hệ thống đọc sai. Vì vậy, mục tiêu hợp lý là cân bằng cả hai: đủ rõ ràng cho hệ thống, đủ sâu cho con người.

Nhà tuyển dụng sẽ xem CV một cách thủ công, họ lựa chọn và đánh giá CV dựa trên yêu cầu của vị trí và trả lời những câu hỏi trong một bức tranh lơn hơn – kỹ năng, định hướng phát triển nghề nghiệp, mức độ phù hợp với yêu cầu vị trí hiện tại, văn hóa công ty…

Xem thêm: 5 cách nâng cấp kỹ năng tìm việc của bạn

Checklist kiểm tra CV thân thiện với ATS

Phân tích mô tả công việc cho vị trị ứng tuyển

Hãy chú ý đến các kỹ năng, năng lực và chức danh công việc trong tin đăng tuyển dụng. Đây là những từ khóa mà nhiều khả năng nhà tuyển dụng sẽ tìm kiếm. Hãy đối chiếu với kinh nghiệm làm việc và năng lực của mình để đưa nó vào CV của bạn ở vị trí phù hợp.

Tips: Một số thuật ngữ thường dùng, có thể bạn đã quen với từ viết tắt thì có thể cân nhắc sử dụng cả từ viết đầy đủ và mở ngoặc từ viết tắt.

Ví dụ: Search Engine Optimization (“SEO”) 

Kiểm tra bố cục

• Khi nói đến ATS, sự đơn giản và rõ ràng rất quan trọng. Hãy lưu ý cách thể hiện thông tin có thể quét và thu thập thông tin.

Ví dụ: Kỹ năng tiếng Anh: hãy ghi rõ trình độ hiện tại, bằng cấp (nếu có).
Việc thể hiện bằng các dấu sao, biểu đồ có thể giới hạn khả năng thu thập dữ liệu của ATS.

• Nên có tiêu đề cho những đề mục quan trọng như: Work Experience, Education, Skills.
• Một vài font chữ được xem là dễ đọc như Arial, Times New Roman, Calibri với cỡ chữ 10 – 12 nên được sử dụng để phù hợp với cả hệ thống và con người
• Đừng để những thông tin quan trọng (thông tin liên hệ) ở phần header, footer vì hệ thống có thể bỏ qua phần này

Định dạng tệp

Đối với một số hệ thống, ngay ở bước đính kèm hồ sơ ứng tuyển đã có hướng dẫn về loại tệp tin phù hợp để tải lên. Microsoft Word (docx) và PDF vẫn là lựa chọn an toàn nhất.

Xem thêm: Vì sao LinkedIn của bạn không hiển thị với nhà tuyển dụng?

Kết luận

ATS là một trong những trợ thủ đắc lực của nhà tuyển dụng với khối lượng công việc lớn như trong giai đoạn hiện nay. Nó không chỉ giúp sắp xếp mọi thứ theo trật tự mà còn hỗ trợ nhà tuyển dụng quản lý tiến độ tuyển dụng cũng như là nguồn tìm kiếm các ứng viên cho các vị trí trong tương lai.

Hiểu cách ATS vận hành và điều chỉnh cần thiết thì ATS cũng sẽ là một trợ thủ đắc lực cho bạn để đưa CV của mình hiển thị trong danh sách tìm kiếm của nhà tuyển dụng.

Theo dõi Nét Việt để cập nhật thông tin hữu ích về việc làm:

• Zalo: 0366 08 06 08 (Việc làm Nét Việt)
• Email: tuyendung@netviet.com.vn
• Website: www.netviet.com.vn
• Facebook | LinkedIn | Threads