Bạn vừa dành bốn mươi lăm phút trình bày về quá trình làm việc, bảo vệ những gì ghi trong hồ sơ, và chứng tỏ mình có thể suy nghĩ mạch lạc dưới áp lực. Người phỏng vấn ngả người ra sau, và hỏi: “Bạn có câu hỏi nào cho chúng tôi không?” (Câu hỏi cuối buổi phỏng vấn).
Và bạn đáp: “Không, tôi nghĩ mọi thứ đã được nói khá đầy đủ rồi.”
Câu trả lời ấy khiến bạn mất nhiều hơn phần lớn ứng viên hình dung. Không phải lúc nào, không phải với mọi người phỏng vấn. Nhưng đủ thường xuyên, và đủ nhất quán qua nhiều năm ở phía tuyển dụng, để nó được xem là một rủi ro thực sự chứ không phải một câu trả lời trung tính.
Điều nhà tuyển dụng nghe được không phải là “người này đã hài lòng”. Điều họ nghe thấy, dù không nói ra, thường là một trong ba điều: người này không đủ quan tâm để tò mò, hoặc không lắng nghe đủ kỹ để hình thành một câu hỏi, hoặc đã kiệt sức đến mức tâm trí rời khỏi cuộc trò chuyện từ trước. Không cách hiểu nào trong số đó công bằng. Nhưng tuyển dụng vốn đầy những cách hiểu không công bằng, và giả vờ ngược lại chẳng giúp ai chuẩn bị tốt hơn.
Phần Phỏng Vấn Mà Bạn Thường Bỏ Ngỏ
Phần lớn ứng viên dành thời gian thực sự để chuẩn bị cho những câu hỏi họ sẽ được hỏi. Họ luyện tập câu chuyện giới thiệu bản thân đến khi các mạch chuyển thật mượt mà. Họ có sẵn một tình huống mâu thuẫn với đồng nghiệp và một câu trả lời về điểm yếu lớn nhất mà không thực sự tiết lộ điều gì đáng lo. Họ đã đối chiếu kinh nghiệm của mình với vài yêu cầu quan trọng trong mô tả công việc.
Còn phần câu hỏi cuối buổi phỏng vấn thì hầu hết mọi người ứng biến tại chỗ.
Điều này thực sự lạ lùng khi nhìn thẳng vào nó. Bạn vừa được đánh giá suốt một giờ đồng hồ, có thể lâu hơn nếu là hình thức hội đồng. Trí nhớ làm việc đã cạn kiệt. Lượng năng lượng đưa bạn vượt qua hai mươi phút đầu tiên đã gần như dùng hết. Và giờ đây, trong trạng thái đó, bạn được kỳ vọng chuyển hướng để thể hiện sự tò mò chân thành và mối quan tâm sâu sắc với tổ chức, ngay lập tức, không có chuẩn bị.
Đôi Điều Từ Nghiên Cứu Về Trò Chuyện Thường Ngày
Một số nghiên cứu về giao tiếp trực tiếp đã cho ra kết quả nhất quán: những người đặt nhiều câu hỏi hơn, đặc biệt là câu hỏi nối tiếp, thường được người đối diện quý mến hơn.
Cơ chế đằng sau đáng để hiểu. Người đặt câu hỏi được cảm nhận là có sự đáp ứng cao hơn, nghĩa là họ tỏ ra đang lắng nghe, đang thấu hiểu và đang thực sự tham gia. Nghiên cứu còn phát hiện một điều trái với trực giác thông thường: những người tập trung nói về bản thân để tạo ấn tượng tốt lại thường ít được quý mến hơn những người biết hướng sự chú ý sang người khác bằng câu hỏi.
Tất nhiên có một giới hạn rõ ràng. Các nghiên cứu này nói về trò chuyện thường ngày, không phải phỏng vấn. Cán cân quyền lực trong một buổi phỏng vấn hoàn toàn khác với hai người trò chuyện ngang hàng. Liệu cơ chế đó có còn đúng khi một bên nắm quyền quyết định còn bên kia đang cố gắng gây ấn tượng hay không, đó là điều chưa thể khẳng định chắc chắn.
Nhưng có một điểm chắc chắn chuyển giao được: phần lớn buổi phỏng vấn, theo thiết kế, là bạn nói về chính mình. Nền tảng, các quyết định, những kết quả bạn đạt được. Phần đặt câu hỏi có cấu trúc khác hẳn. Đó là một trong số ít khoảnh khắc bạn dẫn dắt cuộc trò chuyện thay vì chỉ phản hồi.
Một Câu Hỏi Hay Đánh Bại Năm Câu Chuẩn Bị Sẵn
Lời khuyên phổ biến là mang theo năm, sáu câu hỏi và hỏi càng nhiều càng tốt trong thời gian cho phép. Điều này không sai. Nhưng nó tạo ra một kiểu hành vi mà người phỏng vấn có thể nhận ra từ xa.
Có một ứng viên từng tham gia tuyển dụng vị trí giám đốc tại một công ty logistics tầm trung. Anh thể hiện tốt về chuyên môn, đặt những câu hỏi được đánh giá là thực sự hay, rồi cuối cùng không nhận được lời mời. Trong buổi tổng kết nội bộ, một thành viên hội đồng nhận xét rằng các câu hỏi của anh nghe như đã được luyện sẵn. Không sai, không dở, chỉ là rõ ràng được rút ra từ một danh sách chứ không phải từ chính cuộc trò chuyện vừa diễn ra. Hội đồng hiểu đó là dấu hiệu anh đang chạy cùng một kịch bản phỏng vấn ở nhiều công ty.
Cách hiểu ấy có lẽ cũng không hoàn toàn công bằng, bởi tham gia nhiều quy trình cùng lúc vốn là bản chất của việc tìm việc. Nhưng người phỏng vấn nhận ra sự khác biệt giữa những câu hỏi có thể được đặt trước cả khi bạn bước vào phòng, và những câu hỏi nảy sinh sau bốn mươi phút trò chuyện với chính đội ngũ này.
Câu hỏi hay nhất từng được chứng kiến đến sau khi người quản lý tuyển dụng vô tình nhắc rằng đội ngũ vừa chuyển từ cách lập kế hoạch theo quý sang các chu kỳ sáu tuần. Ứng viên dừng lại một nhịp và hỏi: “Đó là một thay đổi lớn. Nó ảnh hưởng thế nào đến cách mọi người sắp xếp ưu tiên khi mục tiêu của chu kỳ sáu tuần và mục tiêu quý xung đột nhau?” Người quản lý dành mười phút để trả lời. Ứng viên gần như không cần nói thêm gì trong suốt phần còn lại.
Một câu hỏi cụ thể, sinh ra từ việc lắng nghe thật sự, gần như luôn vượt trội hơn một danh sách sáu câu hỏi được đọc lần lượt. Danh sách cho thấy sự chuẩn bị, điều đó tốt. Câu hỏi mang tính phản hồi cho thấy bạn thực sự hiện diện, điều đó còn tốt hơn.
Điều này không có nghĩa là đừng chuẩn bị. Nó có nghĩa là hãy chuẩn bị đủ kỹ để tâm trí bạn không còn bận nhớ các câu hỏi. Khi phần chuẩn bị đã vững, khả năng lắng nghe mới có chỗ để hoạt động.
Điều Bạn Thực Sự Đang Truyền Đi Trong Ba Phút Cuối
Rút gọn phần này thành “thể hiện sự quan tâm” là đánh giá thấp nó. Điều mà phần đặt câu hỏi thực sự làm được, khi nó phát huy tác dụng, là xác nhận một ấn tượng đã hình thành xuyên suốt cuộc trò chuyện.
Người phỏng vấn không đưa ra quyết định cuối cùng chỉ dựa trên một câu hỏi sắc bén. Nhưng một cái kết mờ nhạt có thể làm suy giảm một buổi phỏng vấn tốt nhiều hơn ứng viên tưởng, bởi phần kết thúc chính là điều đọng lại trong trí nhớ. Con người có xu hướng đánh giá một trải nghiệm chủ yếu dựa trên khoảnh khắc cao trào nhất và khoảnh khắc cuối cùng, chứ không phải dựa trên toàn bộ diễn tiến.
Một cái kết nhạt nhòa cho một buổi phỏng vấn tốt thường để lại chút dư âm lấn cấn trong các cuộc tổng kết nội bộ. Chiều ngược lại cũng đúng. Một câu hỏi sắc bén và cụ thể ở gần cuối có thể cải thiện ký ức về một buổi phỏng vấn vốn không đều ở giữa. Đã có những buổi tổng kết mà ai đó nhận xét rằng câu hỏi của ứng viên về chu kỳ ngân sách cho thấy sự nhạy bén về kinh doanh nhiều hơn bất cứ điều gì khác họ nói, và cả phòng khẽ điều chỉnh đánh giá của mình.
Cũng cần đặt tầm ảnh hưởng của khoảnh khắc này vào đúng chỗ. Nhiều thập niên nghiên cứu cho thấy chất lượng câu trả lời xuyên suốt buổi phỏng vấn, đặc biệt là các ví dụ hành vi cụ thể, mới là yếu tố quyết định phần lớn kết quả tuyển dụng, hơn hẳn bất cứ điều gì xảy ra trong vài phút cuối. Nói cách khác, câu hỏi cuối buổi thường không quyết định kết quả, mà định hình ấn tượng tổng thể của người phỏng vấn khi cuộc trò chuyện còn tươi mới trong trí nhớ.
Chuẩn Bị Gì Trước Khi Bước Vào Phòng
Cách chuẩn bị đơn giản nhất là: bước vào với sự rõ ràng về lý do vì sao bạn muốn đúng vị trí này tại đúng công ty này, rồi để các câu hỏi nảy sinh từ chính câu trả lời đó.
Không phải như một màn trình diễn hay một chiến thuật. Bởi nếu bạn không thể chỉ ra điều gì cụ thể ngay cả khi đang ngồi ở nhà với đầy đủ thời gian suy nghĩ, thì bạn sẽ rất khó tạo ra câu hỏi chân thành dưới áp lực. Chính sự chuẩn bị làm cho sự tự nhiên trở nên khả thi.
Hãy chọn ra hai đến ba câu hỏi mà bạn thực sự muốn biết đáp án, chứ không phải những câu khiến bạn trông đẹp đẽ. Sau đó bước vào và lắng nghe đủ kỹ để một điều họ nói khơi lên một câu hỏi nối tiếp mà bạn chưa hề viết ra trước.
Một câu hỏi đáng để chuẩn bị sẵn là: “Thành công ở vị trí này trong chín mươi ngày đầu trông như thế nào, và điều gì tạo nên khác biệt giữa những người phát triển tốt ở đây với những người không?” Câu hỏi này làm được ba việc cùng lúc. Nó cho thấy bạn tư duy theo kết quả, cho thấy bạn nghiêm túc với việc tạo ra hiệu quả, và tiết lộ liệu chính đội ngũ đó có thật sự rõ ràng về điều họ cần hay không.
Mục tiêu không chỉ là gây ấn tượng, mà là để hai bên cùng đánh giá sự phù hợp. Những buổi phỏng vấn tốt nhất có cảm giác như hai phía đang cùng nhau tìm hiểu xem đây có phải sự lựa chọn đúng đắn hay không, chứ không phải một bên đang thử vai.
Hỏi Gì Khi Bạn Thật Sự Không Nghĩ Ra Điều Gì
Đôi khi bạn cạn câu hỏi không phải vì thiếu chuẩn bị, mà vì buổi phỏng vấn diễn ra tốt và đã bao quát hết những điều bạn định hỏi. Nước đi tệ nhất là hỏi một câu bạn rõ ràng không quan tâm. Nước đi tệ thứ hai là im lặng.
Có hai loại câu hỏi luôn hữu dụng trong tình huống này.
Câu hỏi chạm đến khó khăn thực tế
Không phải hỏi về thất bại chỉ để hỏi, mà hỏi về những trở ngại có thật và quan sát được. Chẳng hạn: “Điều gì ở vị trí này khó hơn so với hình dung ban đầu của anh chị?” Hoặc nếu đang trò chuyện trực tiếp với người quản lý tuyển dụng: “Người đảm nhiệm vị trí này trước đây thấy điều gì khó làm cho đúng nhất?”
Những câu này mang lại nhiều lợi ích. Chúng cho ra câu trả lời trung thực đáng tin cậy hơn hầu hết các loại câu hỏi khác, nghĩa là bạn nhận được thông tin thật thay vì một lời quảng cáo được đánh bóng. Chúng cho thấy bạn từng đi làm và hiểu rằng công việc nào cũng có trở ngại, điều mà người phỏng vấn xem như dấu hiệu của sự trưởng thành. Và chúng gần như không thể chuẩn bị trước theo đúng hình thức cụ thể, nên nghe rất tự nhiên chứ không hề học thuộc.
Câu hỏi về cách ra quyết định
Loại thứ hai đáng để dự phòng là về cách các quyết định thực sự được đưa ra, so với cách chúng lẽ ra phải diễn ra. Ở phần lớn tổ chức có quy mô, hai điều này thường khác nhau đáng kể, và hỏi về khoảng cách đó cho thấy bạn hiểu tổ chức vận hành thực tế ra sao, chứ không chỉ theo sơ đồ trên giấy.
Chẳng hạn: “Khi các ưu tiên thay đổi giữa chu kỳ, đội ngũ quyết định điều gì được giữ lại và điều gì bị hoãn như thế nào?” Câu hỏi này phù hợp với phần lớn vị trí. Nếu câu trả lời né tránh hoặc thận trọng một cách rõ rệt, bạn đã học được điều gì đó về động lực nội bộ trước cả khi ký bất cứ giấy tờ nào.
Cần lưu ý rằng những câu này hiệu quả hơn trong một số bối cảnh nhất định. Với vị trí chuyên viên và quản lý, hỏi về khó khăn trong việc ra quyết định cho thấy sự tự nhận thức và kinh nghiệm. Với hội đồng cấp cao, cùng một câu hỏi đôi khi lại bị hiểu là đang soi xét thay vì đánh giá. Biến số cần cân nhắc là ai đang có mặt trong phòng. Nếu đó là người quản lý trực tiếp của bạn, những câu hỏi thẳng thắn gần như luôn phát huy tác dụng. Nếu đó là hội đồng gồm những người cao hơn vị trí vài cấp, hãy thận trọng hơn.
Với Phỏng Vấn Hội Đồng
Phỏng vấn hội đồng tạo ra một phiên bản riêng của bài toán đặt câu hỏi mà ít người để ý. Bạn không chỉ điều tiết phản ứng của một người, mà đang đặt câu hỏi cho cả một nhóm với những cấp bậc, nền tảng chuyên môn và kỳ vọng khác nhau. Một câu hỏi ăn ý với trưởng bộ phận có thể bị người phụ trách tài chính ngồi cạnh xem là ngây thơ.
Cách tiếp cận thực tế nhất là hướng câu hỏi đến một người cụ thể thay vì cả hội đồng. Ví dụ, hỏi người phụ trách vận hành rằng: “Tôi rất muốn biết điều gì ở vị trí này hữu ích nhất dưới góc nhìn vận hành?” Cách này khác hẳn việc hỏi cả hội đồng một cách chung chung. Câu hỏi có địa chỉ cho thấy bạn để ý đến việc ai đang có mặt trong phòng, và điều đó tự thân đã là một biểu hiện của năng lực chuyên môn.
Nó cũng giúp tránh khoảnh khắc lúng túng khi không ai chắc chắn ai nên trả lời, vốn thường mặc định rơi vào người có vị thế cao nhất, mà câu trả lời của người đó không phải lúc nào cũng hữu ích nhất cho bạn.
Câu Hỏi Bạn Nên Tự Đặt Cho Mình
Có một câu hỏi chuẩn bị quan trọng hơn bất cứ câu nào bạn sẽ hỏi trong phòng, và phần lớn ứng viên bỏ qua hoàn toàn.
Trước khi bước vào: điều duy nhất nào về công việc này mà bạn thật sự chưa biết, và nếu đáp án hóa ra tệ, nó sẽ thay đổi quyết định của bạn?
Không phải một sự tò mò chung chung, mà là một khoảng trống thông tin cụ thể có thể ảnh hưởng đến lựa chọn của bạn. Nếu bạn không thể chỉ ra được một điều như vậy, đó là điều đáng suy ngẫm trước khi đầu tư thêm thời gian vào quy trình.
Phần lớn ứng viên xem buổi phỏng vấn như một cuộc đánh giá một chiều và xem phần đặt câu hỏi như một nghĩa vụ. Những người thu về nhiều thông tin hữu ích hơn, và đưa ra quyết định tốt hơn về việc có nên nhận lời mời hay không, thường bước vào với tâm thế xem đây là cơ hội làm rõ một điều có thật. Tâm thế đó gần như tự động tạo ra những câu hỏi tốt hơn, bởi bạn không hỏi để diễn sự quan tâm, mà hỏi vì bạn thật sự cần đáp án.
Một giám đốc tài chính chuyển từ ngân hàng lớn sang một công ty được quỹ đầu tư hậu thuẫn từng kể rằng trước đây cô hay chuẩn bị những câu hỏi nghe có vẻ ấn tượng, về chiến lược và tầm nhìn dài hạn, và nhận về những câu trả lời hay nhưng nói lên rất ít điều. Sau một trải nghiệm không vui khi nhận một vị trí hóa ra có những ràng buộc ngân sách nghiêm trọng mà không ai đề cập, cô bắt đầu hỏi một câu từng bị xem là quá thẳng: “Điều gì sẽ khiến việc tuyển người này trở thành một quyết định thất bại sau mười hai tháng?” Người phỏng vấn hoặc cho cô một câu trả lời thực sự hữu ích, hoặc tỏ ra lúng túng thấy rõ, và cô thấy cả hai phản ứng đều đáng giá.
Tỷ lệ nhận lời mời của cô không thay đổi nhiều. Cô chỉ bắt đầu từ chối nhiều lời mời hơn trước khi chấp nhận một lời mời, và đó gần như chính là điều nên hướng tới.
Khi Buổi Phỏng Vấn Đã Trả Lời Hết Câu Hỏi Của Bạn
Đôi khi buổi phỏng vấn thật sự đã bao quát hết những gì bạn muốn tìm hiểu. Mô tả công việc chính xác, mọi người cởi mở, và bạn không còn câu hỏi nào thôi thúc. Nói “không có câu hỏi” trong khoảnh khắc đó vẫn mang đúng rủi ro đã nói ở đầu bài, nên việc có một câu dự phòng nghe vẫn chân thành là điều quan trọng.
Câu hoạt động tốt mà không hề gượng ép là: “Có điều gì về tôi mà anh chị muốn biết thêm nhưng chúng ta chưa có dịp trao đổi không?” Đây không phải câu hỏi về vị trí, mà là một cách chuyển hướng ngược lại về phía họ. Một số người phỏng vấn thấy điều này thú vị, số khác xem đó là cách né tránh. Nhưng nó giúp bạn tránh khoảng lặng trống rỗng trong khi vẫn trung thực rằng bạn không còn câu hỏi nào bức thiết, và đôi khi còn khơi ra một điều hữu ích từ phía họ làm thay đổi ấn tượng cuối cùng.
Cảm giác được kết thúc cuộc trò chuyện theo cách của mình, thay vì buông lửng bằng câu “thôi, tôi ổn rồi”, tự thân đã có giá trị.
Theo dõi Nét Việt để cập nhật thông tin hữu ích về việc làm:
- Zalo: 0366 08 06 08 (Việc làm Nét Việt)
- Email: tuyendung@netviet.com.vn
- Website: www.netviet.com.vn
- Facebook | LinkedIn | Threads
